Manager qui a les mains posées sur son bureau

Comment mener un entretien annuel pour mieux manager ?

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Entretien annuel : un must dans un contexte chahuté

Le contexte actuel, marqué par des incertitudes multifactorielles (économiques, géopolitiques, énergétiques) et une inflation galopante, renforce l’importance de l’entretien annuel en entreprise, à la fois, pour les managers et les collaborateurs.

Auparavant perçu comme une contrainte non substituable dans l’agenda, l’entretien annuel est, désormais perçu comme un échange stratégique à ne manquer sous aucun prétexte, car il est l’occasion de verbaliser ses besoins et ses attentes dans un cadre formel. Et les attentes, côté collaborateurs, sont souvent fortes : « 88% des salariés envisagent de rechercher un nouvel emploi si leur demande d’augmentation était refusée en 2024. » (étude Hellowork relayée par Benefiz).

Parmi les responsabilités qu’il incombe au manager, on retrouve notamment sa capacité à conduire un entretien annuel avec pertinence et efficacité. Cet exercice complexe traduit, entre autres, sa compétence et sa légitimité à occuper son poste. Malheureusement, l’entretien annuel est loin d’être la pratique la mieux maîtrisée. Et pour preuve, « 54% des salariés estiment par ailleurs que l’entretien n’est pas suivi de réalisations concrètes : formations, gestion du stress, ajustement de la charge de travail, rien n’est fait selon eux suite à ce rendez-vous. » Et les causes racines sont nombreuses : gestion du temps défaillante, manque de formation, incapacité à fournir des feedbacks managériaux construits et constructifs…

Entretien annuel : quels avantages pour le manager ?

Conduire un entretien annuel avec efficacité et authenticité doit révéler de multiples bienfaits, en ce qu’il permet de :

Avantage #1 – appréhender les motivations et les aspirations de vos collaborateurs :

Avantage #2 – renforcer le sentiment d’appartenance et d’engagement de chaque collaborateur :

  • Valoriser le travail de chacun.
  • Donner du sens aux missions et aux objectifs, en les rattachant à la vision globale de l’entreprise.
  • Consolider la confiance et la collaboration entre les membres de l’équipe, en favorisant la communication.

Avantage #3 – accompagner le développement des compétences et des talents de vos collaborateurs :

  • Identifier les besoins en formation et en développement des salariés, au regard de leurs aspirations et des besoins de l’entreprise.
  • Proposer des plans de développement personnalisés et des parcours d’apprentissage adaptés, compatibles avec leurs aspirations et les besoins de l’entreprise.
  • Inciter la prise d’initiatives et l’autonomie d’action, en responsabilisant les collaborateurs à travers des challenges stimulants.

Dans ce contexte compliqué, comment le manager peut-il s’approprier cet exercice pour mieux manager et fidéliser ses collaborateurs ?

L’entretien annuel : un rendez-vous crucial

L’entretien annuel est un moment privilégié, un véritable “bilan de santé” de la collaboration entre le manager et son collaborateur. Il s’agit d’un échange crucial qui permet notamment de :

Réaliser un bilan précis et constructif de l’année écoulée :

  • Effectuer une repasse sur les missions accomplies et les résultats obtenus, en s’appuyant sur des données concrètes et des exemples précis.
  • Analyser les points forts et les axes d’amélioration, en incitant l’auto-évaluation du collaborateur et en mettant à sa disposition des outils d’évaluation adaptés.
  • Analyser les réussites et les challenges rencontrés à l’aune des objectifs initiaux et de la conjoncture.

Fixer des objectifs « S.M.A.R.T » pour l’année à venir dans une démarche de co-construction :

  • Définir des objectifs clairs, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
  • Associer chaque objectif à des moyens concrets et à des indicateurs de performance précis.
  • Définir les étapes clés et les jalons pour suivre l’avancement et l’atteinte des objectifs.

Favoriser la communication et la collaboration entre les collaborateurs :

  • Instaurer un dialogue ouvert et constructif, en encourageant le collaborateur à s’exprimer librement.
  • Donner et recevoir du feedback constructif.
  • Identifier les points de satisfaction et de friction pour proposer des solutions concrètes pour faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe.

Valoriser le travail du collaborateur :

  • Reconnaître ses contributions et ses réussites, en mettant en exergue ses points forts et son engagement.
  • Exprimer sa gratitude et ses encouragements, en utilisant des exemples précis et en personnalisant son message.
  • Identifier les opportunités d’évolution et de développement professionnel, en tenant compte des aspirations du collaborateur.

Quels pièges éviter pour un entretien annuel efficace ?

  • Tout miser sur l’improvisation – ne rien préparer.
  • Adopter une posture fermée et peu ouverte au dialogue. Cet entretien est un moment d’échange. Il est donc important d’être ouvert.
  • Se focaliser sur le négatif. Ce dernier n’est pas à occulter ; mais souligner le positif joue de façon plus favorable sur la motivation.
  • Négliger le suivi de vos collaborateurs post entretien. Sans suivi, vos collaborateurs auront le sentiment que l’entretien a peu voire pas d’utilité.

A noter que tomber dans l’un de ces pièges peut être source de démotivation pour les salariés qui auront, à juste titre, le sentiment de ne pas être considérés à leur juste valeur et de ne pas être entendus dans leurs revendications.

Quelles pistes explorer pour conduire un entretien annuel qualitatif ?

En amont de l’entretien :

  • Fixer un objectif clair pour l’entretien : bilan, développement, motivation, etc.
  • Réunir et avoir consulté les documents nécessaires (fiche de poste, objectifs annuels, évaluations…) à l’animation de l’entretien.
  • Préparer des questions ouvertes et précises pour le collaborateur, en s’adaptant à son profil et à ses besoins.
  • Lister les feedbacks (sur l’année écoulée, et non juste sur les dernières semaines) à transmettre et mener une réflexion sur leur verbalisation.
  • Se rendre disponible : arriver à l’heure et éviter, autant que possible, d’annuler l’entretien à la dernière minute.

Pendant l’entretien :

  • Instaurer un climat de confiance pour faciliter la libération de la parole.
  • Encourager le collaborateur à s’exprimer avec authenticité et à donner son avis en toute liberté, sans l’interrompre.
  • Accueillir les propos du collaborateur sans jugement, développer son sens de l’écoute.
  • Donner du feedback clair, précis et constructif.
  • Fixer des objectifs « S.M.A.R.T » pour l’année à venir, en co-construction.
  • Proposer un plan de développement personnalisé pour le collaborateur au regard de ses aspirations et des besoins de l’entreprise.
  • Se préparer à traiter, avec transparence, l’ensemble des sujets clés pour le collaborateur comme notamment la question de la rémunération.

Après l’entretien :

  • Envoyer un compte rendu détaillé de l’entretien au collaborateur.
  • Suivre l’avancement des objectifs et du plan de développement.
  • Donner du feedback régulier au collaborateur au cours de l’année.

En conclusion, l’entretien annuel est un outil précieux pour le manager et le collaborateur. En prenant le temps de le préparer et de le conduire de manière qualitative, le manager peut fidéliser ses équipes, améliorer la performance de son équipe et renforcer son leadership.

Son importance est prouvée, tant et si bien que beaucoup d’entreprises l’ont aménagé de façons différentes. Certaines sont passés à une fréquence semestrielle quand d’autres (fréquentes dans le conseil par exemple), les font à chaque fin de mission.

Si vous êtes déterminé à maîtriser la conduite d’entretien annuel pour mieux manager, contactez-nous ! Nos Partners, tous certifiés a minima au coaching d’entreprises, vous accompagnent dans cette démarche engageante et complexe en ces temps chahutés pour que vous puissiez (re)prendre un temps d’avance.

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