Offboarding : définition, avantages et conseils pour préparer le départ de vos collaborateurs

On a raison de penser que le succès d’une entreprise repose sur ses collaborateurs. Beaucoup d’organisations l’ont d’ailleurs compris. C’est l’objectif principal d’un recrutement et d’un onboarding réussis qui font souvent l’objet de toutes les attentions en entreprise.

Mais que dire de l’offboarding ? Cette tendance ne semble pas se vérifier lorsqu’il s’agit de se séparer de collaborateurs. D’après Workelo qui reprend plusieurs études, notamment de l’INSEE et du cabinet Deloitte, dans l’une de ses infographies relayée par Parlons RH : « 70 % des entreprises n’ont pas pensé à leurs processus liés aux départs des collaborateurs, faute de temps ou de budget. »

A l’instar du recrutement et de l’onboarding, le départ d’un collaborateur est un événement très important d’abord pour lui mais qui implique aussi ses collègues et sa hiérarchie. Il se prépare donc avec rigueur et efficacité afin de minimiser les éventuels impacts négatifs et d’en maximiser les avantages.

Les situations d’offboarding étant multiples (voulu, subi…), nous allons nous concentrer sur un départ voulu par le collaborateur.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

L’offboarding est le processus de préparation et d’accompagnement du départ d’un collaborateur. Il désigne l’ensemble des actions mises en place lorsqu’un salarié la quitte. Ces actions visent notamment à faciliter, entre autres, la transition avec son successeur.

L’offboarding commence dès la décision de départ du collaborateur et se termine à la fin de son contrat de travail. C’est un point à ne pas le négliger, car son impact est significatif sur la réputation de l’entreprise et sur la satisfaction des collaborateurs qui restent.

L’offboarding comprend les étapes suivantes :

• L’annonce du départ : le collaborateur informe son manager, sa direction, de sa décision de quitter l’entreprise, ou l’inverse.
• La préparation du dossier de départ : le collaborateur rassemble les documents nécessaires à son départ.
• La passation de poste : le collaborateur sur le départ transmet ses connaissances et ses compétences à son successeur ou, s’il n’est pas encore identifié/arrivé, laisse des instructions, des dossiers propres et clairs pour faciliter la reprise en main de ses activités.
• La cérémonie de départ : le collaborateur est remercié par son entreprise et ses collègues pour son implication et ses engagements lorsqu’il occupait son poste. Il peut certes arriver que cette dernière étape n’ait pas lieu si la séparation se fait dans la « douleur ».

Pourquoi l’offboarding n’est pas à négliger ?

L’offboarding est un processus sérieux, car il permet de :

• Minimiser les impacts négatifs potentiels : le départ d’un collaborateur peut avoir des impacts négatifs sur la productivité, la motivation et l’ambiance de travail des collaborateurs qui restent. Un offboarding bien géré permet de limiter, autant que possible, son influence négative.
• Entretenir une relation saine et positive avec le collaborateur : le salarié même sur le départ représente un atout précieux. Un offboarding bien maîtrisé permet de conserver de bonnes relations avec ses anciens collaborateurs qui sont autant de relais positifs de l’entreprise auprès de potentiels clients ou partenaires. Et il arrive aussi, plus souvent qu’on ne le croit, qu’il revienne dans l’entreprise après avoir constaté que « l’herbe n’est pas plus verte ailleurs » : le salarié « boomerang ».
• Préparer la transition : un collaborateur sur le départ dispose d’informations et de connaissances précieuses sur l’entreprise. Lorsqu’il la quitte, il emporte avec lui un savoir-faire, une expertise. Une stratégie d’offboarding facilite leur transfert au successeur pour garantir la continuité des activités et limiter, autant que possible, toute perte de compétences et de performance.

Quels sont les avantages d’un offboarding bien géré ?

Une stratégie d’offboarding bien pensée permet d’optimiser plusieurs aspects au sein de votre entreprise :

Pour l’entreprise

• L’amélioration du climat social : un offboarding permet de limiter les tensions et les conflits qui sont susceptibles de survenir lors d’un départ.
• L’amélioration de l’image de l’entreprise : en proposant un accompagnement à vos collaborateurs lors de leur départ, votre entreprise témoigne de sa considération envers eux.
• La préservation de la motivation des collaborateurs : un processus d’offboarding permet de préserver la motivation des collaborateurs qui restent dans l’entreprise.
• La réduction du turnover : un processus d’offboarding contribue à réduire le turnover de l’entreprise en prenant en compte les aspirations du sortant et de ceux qui restent et de pallier d’éventuels autres départs par une connaissance de ces causes.

Pour le collaborateur qui part

• L’accompagnement dans un moment délicat : quitter son job est une forme de deuil, un offboarding bien géré permet au collaborateur sur le départ de se sentir soutenu et accompagné dans ce moment qui peut être difficile.
• L’ouverture de nouvelles opportunités : un offboarding réussi permet aussi au collaborateur qui part de maintenir son réseau et de développer son profil.

Comment préparer le départ de vos collaborateurs ?

Voici quelques conseils pour préparer le départ de vos collaborateurs en douceur :

• Anticiper : pour être efficace, la mise en place d’un processus d’offboarding doit être réfléchie. En revanche, il est important de le commencer tôt : dès lors que la décision de départ est annoncée par le collaborateur.
• Faire preuve de transparence : il est important d’informer le collaborateur sur les différentes étapes du processus d’offboarding et sur les attentes de l’entreprise.
• Proposer un accompagnement sur-mesure : plus l’accompagnement est personnalisé en fonction des besoins du collaborateur, plus il a d’impact. L’entreprise doit prendre les initiatives nécessaires pour faire en sorte que le départ soit une expérience positive pour elle.
• Faire remplir un questionnaire de sortie : un essentiel afin de mieux comprendre les raisons du départ
• Valoriser le collaborateur : l’offboarding est l’occasion de le remercier pour son travail, ses contributions et son engagement au sein de l’entreprise.

L’offboarding est un processus important qui permet de minimiser les impacts négatifs liés au départ d’un collaborateur et d’en maximiser les avantages. En suivant ces conseils, vous pouvez préparer le départ de vos collaborateurs en douceur et garantir ainsi une transition réussie.

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