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#1 Définir clairement l’objectif de la réunion
Pour s’assurer de son efficacité et de sa pertinence, il est nécessaire de définir, en amont, l’objectif de la réunion (ex : lancer la préparation d’une feuille de route…).
Cette première étape est cruciale. Plus l’objectif sera précis, plus la réunion aura de chance d’être productive.
#2 Établir un ordre du jour
Pour s’assurer de l’efficacité de votre prochaine réunion, veillez à préparer rigoureusement un ordre du jour clair, concis et structuré.
Cet ordre du jour doit, de préférence, inclure la liste des sujets qui seront abordés ainsi que leur durée de traitement.
#3 Convier les invités suffisamment à l’avance
Outre la sélection des participants, une réunion efficace et productive passe également par convier les invités suffisamment à l’avance.
En effet, plus on monte dans la hiérarchie, plus les agendas ont tendance à se remplir des semaines voire des mois à l’avance. Il est donc important et nécessaire de pouvoir l’anticiper en invitant, aussitôt que possible, les participants identifiés.
#4 Inviter un animateur neutre pour les réunions sensibles
Dans le cadre de situations complexes (négociations, gestion de conflits…), il peut être pertinent de convier un animateur neutre faisant office de médiateur pour permettre aux parties d’aborder et de désamorcer avec sérénité et efficacité les sujets générateurs de stress.
#5 Commencer et finir à l’heure
Cela peut paraître évident et pourtant, nombre de réunions ne respectent pas le planning initialement fixé. Quand certaines commencent en retard, d’autres, ont tendance à durer dans la longueur. Cette best practice est donc encore aujourd’hui toujours d’actualité.
#6 S’assurer que la réunion soit placée sous le signe d’une participation active
Pour réduire, autant que possible, la réunionite, il est important de s’assurer que les participants soient prêts et informés en amont des sujets qui y seront discutés.
Ainsi, par exemple, dans le cadre d’un brainstorming ou d’une réunion de lancement, l’organisateur se doit de leur transmettre en amont les contenus afférents ainsi que tous éléments qui pourraient leur être utiles pour préparer la session.
#7 Prendre des décisions
Rien de pire qu’une réunion sans prise de décision.
De telles réunions sont démotivantes pour le dirigeant et ses équipes. Elles confèrent un profond sentiment d’immobilisme et de frustration.
#8 Faire participer les « passagers clandestins »
En réunion, les tempéraments de chacun ont tendance à prendre le dessus. Certains prendront donc souvent la parole pour faire part de leurs opinions, leurs ressentis ; tandis que d’autres rencontreront plus de difficultés à le faire.
Il revient à l’animateur de la réunion de répartir/distribuer équitablement la parole pour s’assurer de l’efficacité de l’événement et limiter les frustrations.
#9 Répartir les actions
L’après-réunion est souvent sous-estimée par les dirigeants et leurs équipes.
Or, pour mettre toutes les chances de son côté pour que les échanges et les décisions soient appliqués après la réunion, il est crucial de répartir les actions auprès des participants (présents ou non), dépendamment de leurs compétences.
#10 Suivre les actions décidées
Outre la répartition intelligente des actions, il convient également d’en suivre l’avancée au-delà de ces réunions d’échanges à l’aide d’indicateurs (qualitatifs et quantitatifs).
Suivre les actions décidées revêt une importance capitale car il conditionne encore aujourd’hui l’avancée efficace des chantiers.
Lugh & Co
