Maîtriser la gestion des priorités : sésame de l’efficacité managériale

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Dans un monde professionnel où l’information circule à la vitesse de la lumière et où les sollicitations sont multiples et nous submergent, la capacité à gérer ses priorités est devenue un atout indispensable qui impacte directement la performance individuelle et collective. Cette compétence, loin d’être innée, se travaille et se perfectionne au fil du temps.

Avant d’aller plus loin et de partager avec vous des pistes à explorer pour y parvenir, il convient de définir le concept de gestion des priorités. Pourquoi est-il crucial dans le quotidien d’un dirigeant ?

Gestion des priorités : de quoi parle-t-on ?

L’étymologie du mot « priorité » nous renvoie à l’adjectif latin « prior », qui signifie « premier ». La gestion des priorités consiste à établir un ordre d’importance entre différentes tâches ou objectifs dans le but de consacrer son temps et ses ressources aux éléments les plus cruciaux. Cet ordre s’appuie généralement sur de multiples critères tels que l’urgence, l’importance stratégique, les ressources nécessaires, etc.

La gestion des priorités vise donc à déterminer ce qui compte le plus à un instant T et d’allouer les ressources dont on dispose (humaines, financières, temps, énergie, moyens) en conséquence. En d’autres termes, la gestion des priorités consiste à faire des choix stratégiques pour atteindre ses buts de manière optimale.

Les bénéfices d’une bonne gestion des priorités

Les avantages d’une gestion efficace des priorités sont multiples et impactent aussi bien la performance individuelle que celle de l’équipe toute entière :

• Meilleure prise de décision : en ayant une vision claire de ses priorités, le manager est en mesure de prendre des décisions plus éclairées, avec agilité et réactivité. Une compétence indispensable dans un monde marqué par de fortes incertitudes.
• Meilleure atteinte des objectifs : en alignant ses actions avec ses priorités, le manager augmente considérablement ses chances de réussir à atteindre ses objectifs, tant à court qu’à long terme.
• Augmentation de la productivité : en consacrant son temps et son énergie aux tâches les plus importantes, le manager est dès lors, plus efficace et atteint ses objectifs plus rapidement.
• Amélioration de la qualité du travail : en évitant la dispersion, le manager peut se concentrer pleinement sur chaque tâche – développer un état de flow, limiter le multitasking (responsable d’une baisse de productivité de l’ordre de 40% (soit 16 heures chaque semaine) selon l’Association Américaine de Psychologie)^{1 2}, et ainsi améliorer sa performance au quotidien et sur le long cours.
• Réduction du stress : la sensation d’être constamment dépassé par les événements constitue un facteur de stress important. En hiérarchisant ses tâches et en se concentrant ainsi sur l’essentiel, le manager réduit cette pression, réduit le sentiment d’être submergé, améliore son bien-être et réduit le risque de tomber dans le burn out.
• Renforcement de la crédibilité et de la motivation : un manager capable de gérer efficacement son temps et ses ressources inspire confiance, respect et motivation auprès de ses équipes, de ses pairs…
• Meilleure répartition des ressources : en allouant les ressources (temps, budget, personnel, énergie) aux tâches les plus importantes, le manager optimise leur utilisation.

Les écueils à éviter pour gérer ses priorités avec efficacité

Malgré les bénéfices évidents, la gestion des priorités constitue un exercice complexe. Plusieurs écueils peuvent entraver cette démarche :

• La surcharge : même s’il est souvent difficile de refuser de nouvelles tâches – par peur de décevoir ou par simple volonté de faire avancer les projets en cours – tenter de tout faire en même temps est une fausse bonne idée. Car, comme chacun sait, la dispersion n’a jamais été source d’efficacité. Il est essentiel de fixer des limites et de refuser de nouvelles tâches si elles risquent de compromettre les priorités existantes. Et ce, pour ne pas tomber dans le glissement de fonction qui coûte cher aux équipes et à l’entreprise.
• La procrastination : reporter des tâches importantes est une habitude toxique et tenace aux conséquences néfastes sur la productivité. Pour en finir durablement avec ce fléau, il est crucial de développer une discipline de fer pour s’attaquer aux tâches difficiles en priorité.
• Le perfectionnisme : certains managers ont tendance à vouloir tout faire parfaitement, ce qui les empêche de se concentrer sur l’essentiel et les paralyse. Or, pour gérer ses priorités avec efficacité, il est important de savoir se contenter d’un travail de qualité, sans chercher, à tout prix, l’excellence absolue.
• La peur de l’échec : la crainte de ne pas réussir peut, elle-aussi, être paralysante. Il est nécessaire d’apprendre à accepter l’échec comme une opportunité d’apprendre et de progresser.
• Le manque de planification : sans planification rigoureuse, difficile de hiérarchiser les tâches et de suivre efficacement leur avancement sur le long cours.
• Les interruptions constantes : que ce soit la réunionite aiguë, les appels téléphoniques voire les emails qui se veulent « urgents », tous peuvent faire perdre du temps précieux.

7 pratiques à adopter pour une gestion efficace des priorités

Pour améliorer sa gestion des priorités, le manager peut mener différentes initiatives :

• Identifier ses objectifs : définir clairement ses objectifs SMART, à court et à long terme.
• Classer les tâches par ordre d’importance : de nombreuses méthodes et outils existent pour faciliter le classement des tâches prioritaires, on peut notamment citer, la matrice d’Eisenhower.
• Planifier sa journée : dédier, chaque jour, un temps à la planification permet de visualiser les tâches à accomplir en fonction des objectifs fixés et d’ajuster ses priorités en fonction des imprévus.
• Déléguer : déléguer les tâches moins importantes/urgentes est crucial pour libérer du temps et ainsi, se concentrer sur l’essentiel, comme la réflexion stratégique par exemple.
• Savoir dire non : il est essentiel de savoir refuser de nouvelles tâches lorsque celles-ci ne correspondent pas à ses priorités.
• Prendre des pauses régulières : de courtes et régulières pauses permettent de maintenir un niveau de concentration élevé et d’éviter la fatigue mentale, en témoignent des études menées par la NASA qui révèlent que « 20 minutes de break permettent d’augmenter la productivité de 35% et la concentration de 50%. »³
• Utiliser les outils numériques à son avantage : de nombreux outils numériques (comme des applications ou des logiciels de gestion de projet tels que Trello, Asana ou Monday) peuvent faciliter la gestion des tâches et des priorités.

En conclusion, la gestion des priorités est une compétence essentielle pour tout manager qui souhaite optimiser son temps, réduire son stress et atteindre ses objectifs. En adoptant des bonnes pratiques et en évitant les écueils mentionnés plus tôt, il est possible de développer cette compétence pour gagner en sérénité, améliorer significativement sa performance et ainsi, devenir un manager plus efficace. Il s’agit d’un processus continu et parfois complexe qui nécessite d’être régulièrement ajusté en fonction de l’évolution de votre entreprise.

Vous l’aurez compris, gérer efficacement ses priorités n’est donc pas seulement un outil de productivité, il s’agit d’un véritable levier de performance pour tout manager.

Vous êtes déterminé à mieux gérer vos priorités ? Contactez-nous ! Nos Partners, tous certifiés au coaching d’entreprises, vous accompagnent dans cette démarche complexe et pourtant essentielle pour vous permettre de diriger avec succès et sagacité et affûter votre vision stratégique au quotidien.

1. https://www.monster.fr/conseil-carriere/article/le-multitasking-n-est-pas-efficace ↩︎
2. https://www.wrike.com/fr/blog/le-cout-eleve-du-multitache-40-de-productivite- ↩︎
3. https://www.expectra.fr/blog/carriere/des-pauses-simposent/#:~:text=Les%20pauses%20au%20travail%20n,et%20la%20concentration%20de%2050%25. ↩︎

Article rédigé avec l’aide d’une intelligence artificielle.